Hallitusammattilainen Laura Raitio: Hallituksen etäkokous vaatii rotia ja ratkaisukeskeisyyttä

”Hyppää pois kokouksesta ja tule uudestaan linjoille, niin katsotaan, jos sitten toimii.” Etukamerat ja chat-ikkunat tulivat keväällä rytinällä myös suuryritysten hallitusten kokouksiin.

Vaikka videopalaverit ovat jo pitkään olleet yritysten arkipäivää, on hallitusten kokoukset pyritty pitämään kasvotusten. Pandemia laittoi kokousjärjestelyt uusiksi.

Alun satunnaisista teknisistä kangerteluista huolimatta etäkokoukset ovat sujuneet odotettua paremmin. Vaativassa tilanteessa etätyöloikka otettiin muitta mutkitta.

Ei muutosvastarintaa

Uusiin työkaluihin ja -tapoihin liittyy välillä muutosvastarintaa, mutta nyt se pysytteli poissa. Ei ollut muita vaihtoehtoja kuin sopeutua, sillä tekemistä riitti.

Yrityksissä pyrittiin hahmottamaan pandemian vaikutuksia ja alettiin kiivaasti rakentaa erilaisia varautumissuunnitelmia.

Hallituksen puheenjohtajan tehtäviin kuuluu muun muassa huolehtia kokouksen asialistasta ja ajankäytöstä. Näiden kahden tehtävän tärkeys on korostunut uudessa tilanteessa. Kokousvalmistelut ovat vieneet tavallista enemmän aikaa, jotta on pystytty turvaamaan hallituksen tehokas työskentely ja päätöksentekokyky.

Asialistoilla suuria kysymyksiä

Hallitusten asialistoilla on ollut hyvinkin suuria kysymyksiä. Kokouksissa on pohdittu uusia liiketoimintamahdollisuuksia ja etsitty keinoja kriisitilanteessa selviämiseen.

Hallitusten on pitänyt kyetä ymmärtämään etäyhteyksien kautta, kuinka toimitusjohtaja ja hänen vierellään oleva muu johto jaksavat. Johdon ja hallituksen roolien ja odotusten on oltava selkeitä, jotta yritys säilyttää suorituskykynsä nopeastikin muuttuvassa toimintaympäristössä.

Laadukkaan dialogin tärkeys

Etäkokousten pitäminen vaatii puheenjohtajalta paljon työtä hyvän ilmapiirin ja vuorovaikutustilanteen luomiseksi.

Kokouksessa kaikkien näkemykset on saatava esille laadukkaan dialogin myötä, jotta päästään tekemään myös tarvittavat päätökset. Viestinnästä suurin osa on nonverbaalista, eikä pieni kuvaruutu tietokoneen näyttöruudulla pysty välittämään kaikkea.

Puheenjohtajan täytyy kiinnittää huomiota puheenvuorojen rytmitykseen, taukoihin ja chat-kanavan käyttöön.

Riskienhallintaa ja skenaariotyökaluja

Vaikka kokoustyökalut muuttuvat, hallituksen varsinainen tehtävä säilyy. Työ yrityksen strategian parissa, toimitusjohtajan tukeminen strategian toteuttamisessa sekä kontrolli- ja valvontavastuu eivät ole hävinneet mihinkään.

Kuluneen kevään ja kesän aikana hallitusten kokouksissa puhuttiin tavallista enemmän riskienhallinnasta ja epävarman tulevaisuuden vaikutuksesta yrityksen toimintaan. Monen yrityksen hallituksessa kaivettiin esille skenaariotyökalut ja rakennettiin riskienhallinnan analyyseille ja toimenpiteille linkitys arjen tekemiseen.

Hallitustyöskentelyn uudet muodot

Skenaariotyö, varautumissuunnitelmat ja riskienhallinta saivat kevään ja kesän aikana hyvän sysäyksen eteenpäin. Toivon kuitenkin, ettei yksikään hallitus hukuttanut – eikä aio hukuttaa – toimivaa johtoa jatkuviin lisäselvityspyyntöihin tai yhä uusiin skenaarioanalyyseihin. Hallituksen puheenjohtajan ohjausta tarvitaan tässäkin.

Osa kriisiajan ratkaisuista jää luultavasti käyttöön myös tulevaisuudessa. Valmiudet etäkokouksiin ovat nyt paljon paremmat kuin aikaisemmin. Etäkokoukset yleistyvät varmasti hallitustyöskentelyssä.

Ratkaisu kansainväliseen osaajapulaan?

Etäkokousten ja fyysisten kokousten vuorottelu voi tarjota ratkaisun avaimia osaajapulaan. Jos hallitustyöskentely vaatisi aiempaa vähemmän matkustuspäiviä, kansainvälisten huippuosaajien houkuttelu suomalaisyritysten hallituksiin voisi helpottua.

Tulevaisuudessa nähdään varmasti sellaisiakin ratkaisuja, joissa osa hallituksesta istuu saman pöydän ääressä ja osa on läsnä etäyhteyksin. Siinä saa olla tarkkana, että kaikki hallituksen jäsenet kokoustavasta riippumatta ovat tasavertaisesti läsnä. Kyllä tähänkin ratkaisut löydetään.

Kirjoituksen tausta: Nopeissa muutoksissa tarvitaan luovuutta 

Kun toimintaympäristö nyrjähtää yllättäen, motivoituneet ja luoviin ratkaisuihin kykenevät pääsevät nopeammin jaloilleen.  Financial Timesin Rebooting the Workplace -artikkelisarjassa johtamisoppineet  Margaret Heffernan ja Cath Bishop patistavat yrityksiä uuteen sosiaaliseen sopimukseen, joka perustuu luottamukseen ja nopeaan tiedonkulkuun. 

On yhä vähemmän väliä, missä ja millä titteleillä työ tehdään. Tärkeämpää on se, mitä saadaan aikaiseksi ja miten. Tiimiin valitaan kyvykkäimmät tekijät, eikä ensimmäisenä niitä, jotka istuvat samassa toimistossa. 

Vanhat hierarkkiset päätöksentekomallit eivät sovellu aikaan, jossa liiketoiminnan olosuhteet voivat muuttua yhdessä yössä. Kun tarvitaan luovia ratkaisuja, tiedon ja näkemysten täytyy kulkea organisaatiossa nopeasti ilman esteitä. 

Heffernan ja Bishop vertaavat asiantuntijatyötä ammattilaisurheiluun. Kun huippujoukkue on kentällä, sen jäsenet tekevät päätökset itse pelitilanteessa. Eivät he odota, että valmentaja huutaa laidalta, kuinka maali tehdään.