Työpaikan timantit lähdössä? Siirrä osaamista ajoissa
Miten voit työnantajana varmistaa, ettei eläkkeelle jäävien työntekijöiden mukana katoa valtavasti arvokasta osaamista? Ifin henkilöstöjohtaja Marketta Helokunnas peräänkuuluttaa pitkän linjan suunnittelua ja huolellista perehdyttämistä. Perinteisten keinojen rinnalla digitaaliset työkalut, kuten sisäiset sosiaalisen median kanavat, edesauttavat tiedon välittymistä. Ifistä löytyy myös elävän elämän esimerkki nappiin menneestä perehdytyksestä.
Työntekijä jää eläkkeelle ja pian huomataan, ettei kenelläkään koko talossa ole vastaavaa osaamista. Ikävä tilanne, mutta onneksi vältettävissä.
Ifin henkilöstöjohtaja Marketta Helokunnas kertoo, että Ifissä tällaiset tilanteet pyritään välttämään pitkän tähtäimen suunnittelulla. Tietoa dokumentoidaan sähköiseen muotoon koko ajan enemmän. Lisäksi panostetaan siihen, ettei mikään tieto olisi yhden ihmisen varassa, vaan kullakin avainhenkilöllä olisi "backup", joka voi paikata osaamista tarvittaessa. Myös henkilöstösuunnittelulla tähdätään siihen, että tiimeissä olisi eri-ikäisiä ihmisiä. Näin minkään aihepiirin tuntemus ei pääse karkaamaan talosta yhdellä ovenavauksella.
Henkilöstösuunnittelulla tähdätään siihen, että tiimeissä olisi eri-ikäisiä ihmisiä.
Ifin noin 2 000 työntekijästä jää lähivuosina eläkkeelle joitakin kymmeniä. Monissa työpaikoissa luku on prosentuaalisesti paljon suurempi. Työntekijöiden vaihtuvuus avaa yrityksille ainutlaatuisen tilaisuuden kehittää osaamistaan koko organisaation tasolla. Yrityksissä voidaan kartoittaa ja analysoida, millaista tietoa ja taitoa talossa on ja millaista osaamista sinne tulevina vuosina toivotaan. Miltä osin olemassa oleva osaaminen vastaa yrityksen strategiaa?
"Meillä työntekijöiltä odotetaan aiempaa enemmän kykyä omaksua uusia asioita, taitoa mukautua erilaisiin verkostoihin ja intoa kehittää omaa työtään", Helokunnas kertoo.
Suunnittele kekseliäästi
Kun työnantaja on hyvin perillä siitä, millaista osaamista pian eläköityvillä työntekijöillä on, hän voi analysoida esiin arvokkaimman ja tehdä päätöksiä osaamisen siirtämisestä.
Tässä kohtaa arjen suunnittelu on avainasemassa: Kuka, kenelle, mitä, milloin ja miten? Ehkä joku nuoremmista kollegoista osaa jo jonkun aihepiirin alkeet? Kannattaako joillekin työntekijöille tarjota lisäkoulutusta?
Tietoa siirtyy tehokkaasti esimerkiksi niin, että työntekijät alkavat työskennellä ristiin tai pareittain. Myös sisäiseen sosiaalisen median kanavaan voi perustaa keskusteluryhmiä, joissa tieto jakaantuu asioista keskusteltaessa kuin itsestään. Lisäksi dokumentoidun tiedon, esimerkiksi prosessikuvausten, pitää olla helposti saatavilla.
"Jos esimies suhtautuu työntekijään seniorina, työntekijä alkaa toimia sen mukaan."
"Käytännöt vaativat työnantajalta kekseliäisyyttä", Helokunnas sanoo. Lisäksi niille on varattava aikaa, ja hyvästä ilmapiiristä ja motivaatiostakin on tärkeää huolehtia.
Ideaalitilanteessa työnantaja voi palkata seuraajia hyvissä ajoin. Perehdytys- tai mentorisuhteessa siirtyvät hyvin sekä tiedot, taidot ja tekniikat että hiljainen tieto, kuten verkostot ja talon tavat.
Aina oikea ikä
Vuoden 2017 eläkeuudistuksen seurauksena eläkeikä nousee ja työpaikoilla on aiempaa enemmän ikääntyviä työntekijöitä. Heihin liitetään helposti ennakko-oletuksia: ongelmia motivaatiossa, oppimisessa ja työkyvyssä.
Ifissä lanseerattiin tänä keväänä Aina oikea ikä -hanke. Sen ideana on nostaa piilevät ikäasenteet pöydälle ja tuulettaa ajatusmalleja sekä parantaa hyvällä esimiestyöllä ja työntekijätaidoilla valmiuksia työskennellä koko pitenevien työurien ajan.
"Jos esimies suhtautuu työntekijään seniorina, työntekijä alkaa toimia sen mukaan", Ifin henkilöstöjohtaja Marketta Helokunnas arvioi.
Helokunnas puolustaa tasapuolista johtamista, jossa kyvyt ja osaaminen ratkaisevat.
Hän kannustaa avoimeen keskusteluun. Jos työntekijällä, iästä riippumatta, on haasteita työkyvyssä tai osaamisessa, esimiehen on hyvä tietää siitä. Silloin esimerkiksi työaikaa voidaan lyhentää tai koulutusta lisätä. Eläkesuunnitelmistakin pitäisi keskustella ilman dramatiikkaa. "Tavallinen kysymys kaikissa kehityskeskustelussa on, missä näet itsesi viiden vuoden kuluttua."
Syksyllä Aina oikea ikä -hankkeessa tarkastellaan konkreettisemmin Ifin nykyistä politiikkaa ja olemassa olevia tukitoimia työelämän eri vaiheissa. Silloin pyritään tunnistamaan, mitä ehkä tarvitaan lisää.
Täydellinen perehdytyskertomus
Veli-Pekka Kemppinen työskenteli Ifissä vuosikymmeniä, viimeiset 20 vuotta kotitalouksien omaisuusvakuutuspuolen johtajana. Hän keskusteli esimiehensä kanssa eläkkeelle jäämisestä pari vuotta etukäteen.
Seuraajaa alettiin pohtia välittömästi, ja paikan perijäksi löytyi Ifissä pohjoismaisissa kehitystehtävissä tuolloin toiminut Mika Viipuri. Aikaa perehdyttämiselle oli 1,5 vuotta.
Kemppisen matkapäiviä vähennettiin, ja miehet laativat aikataulun läpikäytäville asioille. He istuivat samoissa palavereissa ja laativat raportit yhdessä. Mentori kertoi nuoremmalle, miten oli itse hoitanut asioita. "Korostin, että oman sormenjäljen pitää näkyä", hän kertoo.
Kemppinen nautti opettamisesta, ja Viipuri otti neuvoja vastaan tyytyväisenä. "Tunsin olevani erittäin etuoikeutettu", Viipuri kommentoi. Hän sai nopeasti kiinni uudesta työnkuvastaan, mutta erityisen kiitollinen hän on saamastaan hiljaisesta tiedosta.
"Sain tutustua edeltäjäni valtavaan tiedon ja kokemuksen aarrearkkuun, josta löytyy ammennettavaa jokapäiväisestä työn tekemisestä pitkän tähtäimen strategiseen suunnitteluun."
Kemppinen jäi eläkkeelle 1,5 vuotta sitten. Hän tekee nykyisin tuntitöitä Ifiin ja keskustelee joskus seuraajansa kanssa esimerkiksi erilaisista vakuutuskohteista, tulkinnoista ja linjauksista.
"Olen sanonut Mikalle, että saa soitella."