Johtamisasiantuntija: organisaation rakenteet tekevät meistä huonoja työkavereita

16.10.2018 Maiju Oikarinen

Kollegasi toisessa tiimissä tuntuvat puhuvan eri kieltä ja tekevät mielestäsi huonoja päätöksiä. Kuulostaako tutulta? Syy ei välttämättä ole työkaverin persoonassa, vaan organisaation rakenteissa, joista modernin johtamisen asiantuntija Sami Honkonen kehottaa yrityksiä muutenkin luopumaan.

Maailma ympärillämme muuttuu nopeasti, mutta organisaatiot ovat jämähtäneet 50-luvulle. Näin väittää Sami Honkonen, joka on kerännyt vuosien johtamiskokemuksen ohjelmistoyritys Reaktorilla ja sittemmin konsultoinut lukuisia suomalaisyrityksiä.

Sami Honkonen

Sami Honkonen

”Vanhassa maailmassa syy- ja seuraussuhteet olivat yksinkertaisempia. Joko ne olivat ihan ilmeisiä, jolloin voitiin luoda sääntöjä ja prosesseja ohjaamaan toimintaa. Vähintään syy- ja seuraussuhteita oli mahdollista oppia ymmärtämään. Tällöin perinteinen strategiatyö toimi hyvin: ensin tehtiin nykytila-analyysi, jonka pohjalta luotiin erottuva strategia, jota piti vain toteuttaa kilpailijoita paremmin”, Honkonen kuvaa.

Maailma ei kuitenkaan ole enää näin yksinkertainen. Digitalisaatio ja teknologian murros laittavat liiketoimintaa kaikkialla uusiksi, mutta myös kilpailijoiden toimet tai muut tapahtumat markkinoilla vaativat entistä nopeampaa reagointia. Organisaatioiden pitää pystyä jatkuvasti mukautumaan uusiin tilanteisiin ja saamaan niistä hyödyt irti.

”Keskeistä nykyisessä liiketoimintaympäristössämme on se, että syy- ja seuraussuhteet ymmärretään vasta jälkikäteen. Tämä yritysten pitäisi todella sisäistää”, Honkonen korostaa.

Honkosen mukaan mikään määrä suunnittelua ja strategiaa ei auta siivittämään yritystä menestykseen, kun ennustaminen on mahdotonta. Etukäteen ei voida tietää, miten, mihin ja milloin mikäkin tapahtuma vaikuttaa.

Pitkällä aikavälillä kaikki organisaatiorakenteet ovat vääriä

Jäykät rakenteet, säännöt ja prosessit tekevät organisaatioista kyvyttömiä reagoimaan. Säännöt saattavat toimia jossakin organisaation pienessä osasessa, mutta pitkällä aikavälillä Honkonen kannustaa yrityksiä purkamaan mahdollisimman paljon rakenteita.

Honkonen kertoo haastelleensa esimerkiksi Yhdysvaltain armeijan entistä kenraalia Stanley Allen McChrystalia, joka johti maansa joukkoja Irakin vastaisessa sodassa.

”Yhdysvaltain armeija huomasi nopeasti jäävänsä terroristeille toiseksi ketteryydessä: terroristit toimivat hajautetulla organisaatiolla ja muuttivat suunnitelmia lennosta. Amerikkalaiset eivät kyenneet samaan, mutta halusivat muuttaa asetelman ja lähtivät uudistamaan toimintamallejaan”, Honkonen kertoo.

Honkosella onkin hyviä uutisia suomalaisille yrityksille: jos maailman jäykin organisaatio, Yhdysvaltain armeija, kykenee muuttumaan, kaikki kykenevät.

Jos käytöstä haluaa muuttaa, pitää muuttaa rakenteita

Rakenteiden vuoksi työntekijöiltä häviää organisaatioissa myös yhteinen maali näkyvistä. Tästä päästään huonon työkaveruuden ydinongelmaan.

Kun yrityksissä pyritään tuottamaan arvoa asiakkaalle, useampi tiimi pitää saada toimimaan yhteistyössä. Mutta organisaatioissa toimitaan usein edelleen siten, että johto asettaa tavoitteita tiimeille ja yksilöille ja sanoo, että niiden pitää pelata omaa peliään, sivuille ei saa katsella. Seurauksena kaikki optimoivat toimintaansa vain kohti omia tavoitteitaan.

”Todella tyypillinen ongelma yrityksissä on, että myynti- ja tuotekehitysyksiköt ovat napit vastakkain. Myynti syyttää tuotekehitystä siitä, että tuotteeseen ei saada riittävästi ja oikeanlaisia uusia ominaisuuksia, joten myynti sakkaa. Tuotekehitys taas ei mielestään pysty tekemään mitään järkevää, koska tuotteeseen myydään jatkuvasti uusia räätälöintejä”, Honkonen kuvailee.

Liian usein tiimit ja yksilöt optimoivat toimintaansa vain kohti omia tavoitteitaan.

”Olen itsekin ollut syyttämässä työpaikkani myyjiä yksinkertaisesti ikäviksi ihmisiksi, jotka eivät osaa tehdä järkeviä päätöksiä. Mutta sitten huomasin, että vaikka ihmiset vaihtuvat, mikään ei muutu. Kesti kauan tajuta, että kyse ei ole persoonista, vaan organisaation rakenteet ohjaavat käytöstä.”

Toisena esimerkkinä rakenteiden aiheuttamista haasteista Honkonen nostaa lähes jokaisessa yrityksissä vuosittain tehtävän budjetoinnin. Budjetointiprosessi on hänen mielestään käsittämätöntä teatteria, kun sitä pysähtyy tarkastelemaan ulkopuolelta.

Kukaan ei voi tietää etukäteen seuraavan vuoden myyntilukuja, mutta budjettia laadittaessa jokainen myyjä on pakotettu arvaamaan. Koska omat bonukset ovat kiinni tässä arvauksessa, luku kannattaa tietysti arvioida mahdollisimman alas. Esimies kokeneena kettuna aavistaa tämän ja pyytää työntekijää nostamaan arviotaan. Lopulta yksittäisten työntekijöiden arvaukset lasketaan yhteen ja saadaan ensin liiketoimintayksiköiden budjetit ja lopulta koko yhtiön.

”Näiden lukujen perusteella koko organisaatiota johdetaan seuraava vuosi. Ja luvuissa pysymistä pidetään tärkeämpänä kuin ympärillä tapahtuvien muutosten seuraamista”, Honkonen ihmettelee.

Honkosen mielestä budjetin saa toki laatia, mutta ennustaminen, tavoitteiden asettaminen ja resurssien kohdentaminen pitäisi tehdä erikseen. Hän ei ole ajatustensa kanssa yksin: esimerkiksi norjalainen öljy-yhtiö Equinor (aiemmin Statoil) lopetti budjetoinnin jo vuonna 2006.

”Suomessa pohditaan, voidaanko antaa 100 euroa johonkin kokeiluun”

Kun maailma muuttuu aina vain monimutkaisemmaksi, yrityksissä tarvitaan kokeiluja. Ja pieniä sellaisia: samanaikaisesti pitäisi olla meneillään useita kevyitä kokeiluita, joista saadaan jo saman päivän aikana ensimmäiset tulokset. Oppien mukaan kokeiluita skaalataan vähitellen isommaksi.

Honkosen mielestä nykyaikana on hurjaa väittää, että pystyisi ennustamaan asioita edes vuoden eteenpäin. Sen vuoksi suunnittelun sijaan pitää tehdä ja kokeilla.

Kokeilujen kautta ihmiset pääsevät työskentelemään kohti organisaation tarkoitusta, joka on asiakkaan ongelman ratkaiseminen.

Yrityksissä pitäisi mitata vain sitä, miten asiakkaan tarpeen täyttämisessä on onnistuttu.

”Yrityksissä pitäisi mitata vain sitä, miten asiakkaan tarpeen täyttämisessä on onnistuttu”, Honkonen sanoo.

Moni johtaja miettii, miten kaikille kokeiluille voi sanoa kyllä ja eikö kokeiluja jollain tapaa kannattaisi priorisoida. Honkosen mielestä priorisointi on varma tapa tappaa kokeilukulttuuri.

”Meillä mietitään edelleen, voidaanko antaa jollekin työntekijälle 100 euroa yhteen kokeiluun. Tästä voidaan päästä niin paljon eteenpäin. Kun pitää kokeilut riittävän pieninä, esimies voi aina antaa luvan kokeilla”, Honkonen painottaa.

Oikeat investoinnit tehdään vasta, kun on saatu näyttöä siitä, että kyseiseen hankkeeseen kannattaa investoida. Kokeilukulttuurin luontainen ominaisuus on, että hyvät ja toimivat ideat alkavat kerätä ympärilleen liikehdintää, huonot ideat kuolevat.

Ohjaa organisaatiota datalla

Johtamisen asiantuntija Sami Honkonen kehottaa johtamaan organisaatiota aina datan kautta. Esimerkkinä hän käyttää Spotifyn DIBB-viitekehystä (data, insight, belief, bet).

Palaverin kulku DIBB-mallilla

1. Palaverin aluksi käydään läpi, mitä dataa ja mitä objektiivista tietoa meillä on kyseisestä asiasta.

2. Mietitään, mitä johtopäätöksiä datasta voidaan vetää.

3. Mitä uskomme, että tämä tarkoittaa?

4. Mitä meidän pitäisi tehdä edellä päätettyjen oletusten perusteella?

Tilaa uutiskirje

Saat sähköpostiisi kerran kuussa uusimmat artikkelit henkilöstön eläkeasioista ja palkitsemisesta.

Kiitos tilauksesta!

Täytäthän ensin sekä nimesi että sähköpostiosoitteesi.

Lomakkeen lähettämisessä tapahtui virhe. Yritä myöhemmin uudelleen.

Tilaa uutiskirje

Uutiskirjeessä käsittelemme muun muassa sijoittamista, työelämän aiheita sekä omaa arkea ja riskeihin varautumista.

Lähetä viesti

Asiakkaanamme asioit helposti ja turvallisesti lähettämällä meille viestin verkkopalvelussamme

Soita

Asiakaspalvelumme palvelee numerossa

0200 31100
(pvm/mpm) ma-to 8-18, pe 8-17

Soita

Yritysasiakkaidemme asiakaspalvelu palvelee numerossa

0200 31190
(pvm/mpm) ma-pe 8-17

Jätä soittopyyntö

Lähetä yhteystietosi, niin soitamme sinulle.

Voit jättää yhteydenottopyynnön tällä lomakkeella. Täydennä tietosi niin olemme sinuun yhteydessä. Jos toivot yhteydenottoa ensisijaisesti puhelimitse tai sähköpostilla, kerrothan toiveesi Lisätietoa-kentässä. Jos olet jo asiakkaanamme, lähetät meille helposti ja turvallisesti viestin verkkopalvelussamme.

Kirjaudu verkkopalveluun »

*
* Pakollinen kenttä