Hiljainen tietomeri

21.3.2014 Camilla Lehtinen Kuvat: Tomi Parkkonen

Eläköityvien tietoperintöä havitellaan kiivaasti tulevan turvaksi. Miten hiljainen tieto pulpautetaan pinnan alta esiin?

Hiljainen tieto pyörittää jokaisen arkea. Se ohjaa auton ajamista, excelin veivausta ja budjetin vääntöä.

"Hiljainen tieto on tiedostamatonta tietoa. Se aktivoituu tarvittaessa, silloin kun tarvitaan nopeita ratkaisuja", tiivistää yrittäjä ja kasvatustieteiden tohtori Helena Lehkonen.

Aiheesta väitellyt tutkija harmittelee, että hiljaisen tiedon käsite on paisunut liikaa, siksi siihen liitetään paljon myös huuhaata. Hätä häviävästä osaamisesta kutistaa kuitenkin epäilijöiden ja tuhahtelijoiden joukkoa.

Tilastokeskuksen lukujen mukaan suomalaisen työikäisen väestön määrä vähenee vuoteen 2030 mennessä 117 000 hengellä, jolloin työikäisten osuus pienenee nykyisestä 65 prosentista 58 prosenttiin. Suurten ikäluokkien mukana organisaatioista valuu ulos timanttista tietotaitoa.

"Organisaatioissa etsitään nyt hyviä käytäntöjä ja työn syvää ymmärrystä. Sellaista osaamista, jota ei saa koulutuksella, vaan joka syntyy vain kokemuksen kautta", Lehkonen kertoo.

Hiljainen tieto aktivoituu tarvittaessa, silloin kun tarvitaan nopeita ratkaisuja.

Eläkebuumista varoiteltiin jo vuosituhannen alussa, mutta monissa organisaatioissa on lähdetty hitaasti tietotaidon perintöjahtiin. Lehkosen mukaan painavin syy lienee hyvien keinojen puute, vaikka mestari-kisälli-malli keksittiin jo vuosisatoja sitten.

"Sinällään toimiva malli vaatii niin paljon aikaa ja rahaa, ettei siihen ole kaikkialla varaa", Lehkonen sanoo.

Tiiviimmässä tahdissa etenevän mallin, niin sanotun rinnalla kulkemisen ongelmana taas on kokonaisuuksien rakentamisen vaikeus. Seuraaja ei saa käsitystä siitä, mikä asia liittyy mihinkin.

Tiedon pirstaleisuus ja olennaisen rajaaminen on pulmallista myös silloin, kun mestareiden tietoa kerätään tallentamalla heidän omia kuvauksiaan työstään. Hyvä esimerkki on eläkkeelle jäänyt kapiainen, joka kertoi osaamisensa nauhurille ja lahjoitti seuraajalleen kolme c-kasetillista puhetta.

"Kasettien kertomus varmasti sisälsi upseerin hiljaisen tiedon, mutta kuulijan oli vaikeaa kaivaa se esiin."

Kelpo keinojen puuttuessa Lehkonen alkoi vuosikymmenen alussa itse kehittää toimivaa tapaa, jolla tehtäisiin hiljaisesta tiedosta näkyvää ja jaettavaa. Pätevän menetelmän laadinnan taustalla oli ymmärrys siitä, että hiljainen tieto liittyy aina ihmisen ympäristöön, arvoihin ja päämääriin.

"Omat arvomme sekä ympäristömme normit säätelevät toimintaamme ja vaikuttavat siihen, millaiseksi hiljainen tieto muotoutuu."

Pari vuotta sitten valmistunut ja vahvasti käytäntöön sidottu HiT-analyysi auttaa hiljaisen tiedon keräämisessä, analysoinnissa ja eteenpäin siirtämisessä.

"Menetelmän avulla syntyy järjestynyt kokonaiskuva kaoottisen tietomäärän sijaan. Analyysi lyhentää tiedon haltuun ottamiseen tarvittavaa aikaa", Lehkonen tiivistää.

Hiljaisen tiedon jakaminen vaatii luottamusta ja turvallista tilaa.

Voisi kuvitella, että hahmottomaksi koetun hiljaisen tiedon analysointimalli olisi melkoinen häkkyrä. Mutta ei. Lehkosen malli vaikuttaa ketterältä ja kaupunkijärkiseltä.

Analyysin ydin on osaajan haastattelu. Siinä haastateltava kertoo työnsä toimintaketjun.

"Haastattelija kerää tarinasta toistuvat eli kuumat sanat, joilla on selvästi keskeinen merkitys. Niiden avulla haastattelusta jäsennetään kokonaisuus", Lehkonen kertoo.

Hän vertaa seulontatyötä lattialla läjässä lojuvien vaatteiden lajittelemiseen: yhteen laatikkoon laitetaan sukat, toiseen paidat ja kolmanteen housut.

"Yleensä haastattelusta nousee kahdesta neljään yhtenäistä teemaa. Nämä ovat työn kivijalkoja."

Haastattelun jälkeen osaaja vastaa arvokartoituksen kysymyksiin. Niiden kautta paljastuu, millaisia ominaisuuksia ja arvostuksia kyseessä olevan työn onnistunut tekeminen vaatii.

Lopuksi kartoituksen kolme keskeisintä arvoa yhdistetään haastatteluyhteenvetoon.

"Erään myyntipäällikön puheessa nousi toistuvasti esille kaikkien asiakkaiden tasa-arvoinen kohtelu. Se kertoo universaalin hyvän arvosta. Tätä taitoa ja arvoa siis tarvitaan työssä."

Aikaa yhden osaajan haastatteluun ja arvoanalyysin tekoon kuluu vain pari tuntia. Alustava analyysi käydään vielä vastaajan kanssa läpi ennen lopullisen version valmistumista. Valmiin yhteenvedon työnantaja saa tarvittaessa jo parin päivän päästä.

Lehkosen kokemuksen mukaan eläkkeelle jäävät kertovat yleensä mieluusti osaamisestaan, sillä he kokevat, ettei heillä ole hävittävää. Pyyntö jakaa kokemusta otetaan arvostuksen osoituksena.

Vielä työelämässä olevia osaajia saattaa sen sijaan olla tarpeen motivoida tiedon jakamiseen. Varsinkin turvattomaksi koetussa organisaatiossa hiljainen tieto jää helposti piiloon. Mestari saattaa esimerkiksi pelätä, että yritykselle halvemmaksi tuleva kisälli korvaa hänet ennen eläkkeelle jäämistä.

Lehkosen mukaan vastavuoroisuus on kriittinen tekijä. Kaikki voittavat, kun tietoa jaetaan ja saadaan tasapuolisesti.

"Hiljaisen tiedon jakamiseen tarvitaan yhteinen, perusteltu ja selkeä päämäärä. Sellainen, josta kaikki ymmärtävät hyötyvänsä ja johon he voivat sitoutua", hän neuvoo.

Lehkosen laskuopin mukaan yksi plus yksi on ainakin kolme, mutta se voi olla jopa viisi. Yhtälö perustuu siihen, että tuoreen ja vanhan tiedon törmäyksessä syntyy kokonaan uutta, joka on enemmän kuin osiensa summa.

"Myös organisaatioon tuleva uusi ihminen tuo mukanaan hiljaista tietoa. Hänelle on annettava mahdollisuus ihmetellä ääneen vallitsevia tapoja ja kertoa näkemyksiään. Muuten uusi tekijä mukautuu nopeasti vanhaan eikä uutta synny."

Lehkonen muistaa erään tapauksen, jossa eläkkeelle jäävä koulutusalan ammattilainen ja hänen seuraajansa huomasivat avoimessa tiedonvaihdossa painottavansa työssään hyvin erilaisia asioita. Huomio oli tärkeä. Sen ansiosta uusi työntekijä pystyi luomaan oman tapansa tehdä asiakastyötä vanhojen oppien pohjalta. Samalla hän saattoi muokata toimintaansa siten, että asiakkailla oli aikaa sopeutua uuteen toimintatapaan.

"Omat arvomme sekä ympäristömme normit säätelevät toimintaamme ja vaikuttavat siihen, millaiseksi hiljainen tieto muotoutuu."

Lehkonen kannustaa avoimuuteen vielä yhdellä vaateparsivertauksella.

"Uudet raidalliset sukat muuttavat täysin vanhan asukokonaisuuden ilmeen."

"Jos haetaan tietyn hyvän tyypin tilalle tekijää, yhden ihmisen haastattelu riittää. Jonkin työtehtävän kulmakivet esimerkiksi rekrytointia varten löytyvät sen sijaan 3–6 osaajan analyysin kautta."

Lehkonen kehottaa aloittamaan ajoissa konkareiden tiedon taltioinnin, parisen vuotta ennen osaajan eläkkeelle jäämistä. Silloin ei olla tyhjän päällä, jos mestari lopettaakin työt suunniteltua aiemmin.

"Jonkinlainen varmuuskopio talon osaamisesta kannattaa toki tehdä muutenkin."

Onnistuakseen hiljaisen tiedon jakaminen vaatii turvallista tilaa. Se on kriittinen tekijä prosessissa.

"Hiljaiseen tietoon liittyy niin olennaisesti työntekijän arvomaailma, että myös ihmisen persoona on pelissä. Siksi ei saa olla uhkana, että hänelle naureskellaan", Lehkonen täsmentää.

Neutraali ulkopuolinen ammattilainen onkin usein oman talon väkeä parempi valinta tiedon kerääjäksi. Haastateltavan on myös tunnettava, että kaikki hänen kertomansa tieto on tärkeää, vaikka organisaation kannalta näin ei olisikaan.

"Esimerkiksi mielipiteet muista kollegoista tai kielteiset asenteet eivät palvele organisaatiota."

"Yksi plus yksi on ainakin kolme"

Ihminen tietää enemmän kuin pystyy kertomaan. Tätä tietoa kutsutaan hiljaiseksi tiedoksi. Se näkyy toiminnassa erilaisina tapoina, rutiineina ja tuntemuksina.

• Yksilön omat ja hänen ympäristönsä arvot ovat aina osa ihmisen hiljaista tietoa.

• Hiljaisen tiedon jakaminen vaatii luottamusta.

• Yhteinen päämäärä ja vastavuoroisuus kannustavat tiedon jakamiseen.

• Todelliset innovaatiot syntyvät yhdistämällä avoimesti vanhaa ja uutta.

Tilaa uutiskirje

Uutiskirjeessä käsittelemme muun muassa sijoittamista, työelämän aiheita sekä omaa arkea ja riskeihin varautumista.

Lähetä viesti

Asiakkaanamme asioit helposti ja turvallisesti lähettämällä meille viestin verkkopalvelussamme

Soita

Asiakaspalvelumme palvelee numerossa

0200 31100
(pvm/mpm) ma-to 8-17, pe 8-16

Soita

Yritysasiakkaidemme asiakaspalvelu palvelee numerossa

0200 31190
(pvm/mpm) ma-pe 8-17

Jätä soittopyyntö

Lähetä yhteystietosi, niin soitamme sinulle.

Voit jättää yhteydenottopyynnön tällä lomakkeella. Täydennä tietosi niin olemme sinuun yhteydessä. Jos toivot yhteydenottoa ensisijaisesti puhelimitse tai sähköpostilla, kerrothan toiveesi Lisätietoa-kentässä. Jos olet jo asiakkaanamme, lähetät meille helposti ja turvallisesti viestin verkkopalvelussamme.

Kirjaudu verkkopalveluun »

*
* Pakollinen kenttä