6 askelta parempaan palkitsemisviestintään

21.3.2014 Iina Thieulon

Tuottavuuspaineiden noustessa organisaatioilla ei ole varaa olla ajattelematta, mistä henkilöstölle maksetaan. Ajattelun lisäksi tarvitaan kuitenkin tekoja. Palkitsemiskonsultti Johanna Maaniemi kertoo, miten palkitsemisen tehoja parannetaan hyvällä palkkaviestinnällä.

1. Puhalla palkitsemisjärjestelmä henkiin

Strateginen palkitseminen lähtee organisaation arvoista, toimintatavoista ja tavoitteista. Sen tarkoituksena on houkutella parhaat osaajat yritykseen, saada työntekijät sitoutumaan ja motivoida henkilöstö työskentelemään organisaation liiketoimintatavoitteiden mukaisesti. Ilman hyvää viestintää palkitsemisjärjestelmän potentiaali jää kuitenkin hyödyntämättä.

Hyvälläkään viestinnällä ei paranneta huonoa palkitsemisjärjestelmää.

"Mikään järjestelmä ei toimi, jos siitä ei viestitä oikein eikä sitä osata soveltaa käytäntöön. Henkilöstöä on mahdotonta ohjata ja kannustaa strategisesti haluttuun suuntaan, jos työntekijät eivät tunne organisaation tavoitteita tai perusteita palkkioiden ja palkankorotusten kohdentamiselle. Viestintä on jo hyvällä tasolla, kun henkilöstö ymmärtää, mistä sitä palkitaan.

On kuitenkin tärkeää muistaa, että palkitsemisen perusteiden pitää olla kunnossa ennen kuin niistä voidaan viestiä. Hyvälläkään viestinnällä ei paranneta huonoa palkitsemisjärjestelmää."

2. Paranna henkilöstön palkkatietämystä

Jos henkilöstö ei tiedä tai ymmärrä organisaation olemassaolon tarkoitusta, oman roolinsa merkitystä kokonaisuudessa tai palkkapolitiikan perusteita, palkitsemisjärjestelmältä putoaa pohja. Oman roolin ymmärtämisen kautta avautuvat myös palkitsemisen perusteet.

"Kokemus palkitsemisen oikeudenmukaisuudesta syntyy oman palkan tai palkkion vertaamisesta muiden saamiin korvauksiin. Sitä, että parempi suoriutuminen otetaan jollain tavalla palkitsemisessa huomioon, pidetään useimmiten oikeudenmukaisena. Riittämätön tieto vääristää kuitenkin vertailua. Oikeudenmukaisuuden näkökulmasta onkin tärkeää, että työntekijällä on tarpeeksi tietoa paitsi palkitsemisperusteista ja palkitsemisen prosessista myös oman työn vaativuudesta ja sen suhteesta muihin organisaation tehtäviin.

Palkkatietämys ei tarkoita palkkojen avoimuutta, vaan sitä, että organisaatiossa kerrotaan selkeästi perusteet palkkojen muodostumiselle. Maksetaanko henkilöstölle työtehtävien, työn vaativuuden, palvelusajan tai osaamisen mukaan? Miten omaan palkkioon on mahdollista vaikuttaa? Kun perusteet ovat kaikkien tiedossa, luulot ja huhupuheet eivät pääse valloilleen. Tutkimusten mukaan henkilöstön parempi palkkatietämys on yhteydessä myös palkkatyytyväisyyteen."

3. Ota ja jaa viestintävastuuta

Onnistunut palkitsemisviestintä vaatii osaamista ja ymmärrystä niin organisaation johdolta, henkilöstöhallinnolta, esimieheltä kuin työntekijältäkin.

"Johdon tehtävä on luoda palkitsemisstrategia, päättää palkitsemisen perusteista ja asettaa palkkapolitiikalle selkeät raamit työehtosopimusten puitteissa. Jos johto ei ole kiinnostunut palkitsemisesta ja näiden raamien luomisesta, esimiehen ja henkilöstöhallinnon on mahdotonta viedä yhtenäistä viestiä eteenpäin. Henkilöstöhallinto huolehtii palkitsemisen yhdenmukaisesta soveltamisesta sekä kouluttaa esimiehet viestimään johdonmukaisesti ja yhtenäisesti. Ydinviestin kiteyttäminen on tärkeää. Kaaos on valmis, jos samasta asiasta puhutaan viidellä eri tavalla.

Esimies vie palkitsemisstrategian käytäntöön ja soveltaa organisaation päämääriä jokapäiväisessä työssä. Esimies asettaa tavoitteet yksilö- ja ryhmätasolle, motivoi niiden saavuttamisessa, antaa palautetta tehdystä työstä ja informoi tavoitteiden toteutumisesta. Hyväkään viesti ei mene väkisin perille. Onnistunut viestintä vaatii aktiivisuutta myös kuulijalta, halua osallistua keskusteluun, rohkeutta kysyä ja haastaa. Työntekijän vastuulla on myös palkka- tai kehityskeskusteluun valmistautuminen."

Viestintä on jo hyvällä tasolla, kun henkilöstö ymmärtää, mistä sitä palkitaan.

4. Hyödynnä eri viestintäkanavat

Mikään viestintäkanava ei ole yksinään niin toimiva, että sillä voitaisiin korvata toinen. Hyvässä palkkaviestinnässä osataan hyödyntää eri kanavia ja niiden vahvuuksia.

"Tietoa palkitsemisesta pitää olla saatavilla useista eri paikoista. On hyvä koota kattava tietopaketti, joka on tarvittaessa kaikkien saatavilla. Yleisissä tiedotustilaisuuksissa käsitellään palkka-asioita laajemmin, esimiehen kanssa ruohonjuuritasolla. Tietoa pitää jakaa eri kanavissa riittävästi, johdonmukaisesti ja selkeästi. Oleellista on kiteyttää haluttu viesti ja välttää infoähkyä, jotta työntekijä löytää helposti tiedon keihäänkärjen."

5. Luo oikeudenmukaiset menettelytavat

Viestin sisällön on oltava kunnossa, mutta yhtä tärkeää on se, miten palkka-asioissa menetellään ja miten niistä kommunikoidaan.

"Ennen ajateltiin virheellisesti, että rahan määrä, esimerkiksi palkankorotuksen suuruus, on ainoa palkkatyytyväisyyteen vaikuttava tekijä. Nyt ymmärretään, että tyytyväisyyteen vaikuttavat myös menettelytavat, joilla palkkapäätöksiä tehdään. Kokemukset esimerkiksi palkkapäätösten puolueettomuudesta, johdonmukaisuudesta ja tarkkuudesta muovaavat käsityksiä palkitsemisesta.

Avoimuus on usein osoitus reilusta meiningistä. Siksi on tärkeää, että päätöksenteko on läpinäkyvää, perusteet palkitsemiselle pohjautuvat faktoihin ja esimies kommunikoi niistä suoraselkäisesti. On hyvä huolehtia myös siitä, että henkilöstö saa tietoa riittävän ajoissa ja yhtäaikaisesti. Kun rikkinäinen puhelin soi ensimmäisen kerran, on jo myöhäistä reagoida."

6. Anna esimiehelle johtamisen eväät

Työntekijälle on tärkeää ymmärtää palkitsemisen periaatteet konkreettisesti oman työnsä kannalta, siksi tärkein tiedonlähde palkkaasioissa on yleensä oma esimies. Palkitsemisviestintä vaatii esimieheltä sekä informatiivista että sensitiivistä oikeudenmukaisuutta.

"Omasta suoriutumisesta ja palkitsemisesta puhuminen koetaan joskus vaikeaksi. Työntekijöiden kokema vuorovaikutuksen oikeudenmukaisuus palkka-asioissa liittyykin pitkälti esimiehen kykyihin johtajana, kommunikoijana ja ihmistuntijana. Esimies ei ole pelkkä viestinviejä, vaan usein myös se, joka määrittelee henkilöstön palkat ja tavoitteet. Haastava rooli vaatii esimieheltä riittävää kouluttautumista tehtävään.

Suomalaisessa kulttuurissa palautteen antaminen on jähmeää, mutta esimiesviestintä on oleellinen osa organisaation aineetonta palkitsemista ja hyvää johtamista. Myös esimies tarvitsee palautetta. Kiittämällä henkilöstöä onnistumisista ja tavoitteisiin pääsemisestä johto ja esimiehet tukevat tärkeässä kohdassa organisaation strategisia tavoitteita."

Kuka?

Johanna Maaniemi on palkitsemiskonsultti, joka on kehittänyt, tutkinut ja opettanut palkitsemista kymmenen vuotta.

Mitä?

Maaniemen erityisosaamista ovat palkitsemistutkimukset, suorituksen arviointijärjestelmät ja palkkaviestintä. Hänen väitöstutkimuksensa käsitteli palkitsemisen oikeudenmukaisuutta.

Missä?

Maaniemi on työskennellyt Mandatum Lifen tytäryhtiön palveluksessa vuoden 2014 alusta, jolloin palkitsemiseen erikoistuneen Alexander Pay Managementin liiketoiminta ostettiin Innovaan.

Lähteitä ja luettavaa

- Palkkatietämys Suomessa. Elina Moisio, Anu Hakonen, Roosa Kohvakka, Johanna Maaniemi, Aino Tenhiälä ja Matti Vartiainen. Tiede+Teknologia-tutkimusraportti. Aalto-yliopisto Tuotantotalouden laitos 2012.

- Reflections of Systemic Justice? Employees' and supervisors' experiences of injustice in the performance appraisal and merit pay context. Johanna Maaniemi. Väitöskirja. Aalto-yliopisto Tuotantotalouden laitos 2013.

- Palkkatietämyksellä tyytyväisyyttä ja oikeudenmukaisuutta – haasteita henkilöstöammattilaisille. Elina Moisio, Johanna Maaniemi ja Anu Hakonen. Työn tuuli -aikakauskirja 2/2013.

Lähetä viesti

Asiakkaanamme asioit helposti ja turvallisesti lähettämällä meille viestin verkkopalvelussamme

Soita

Asiakaspalvelumme palvelee numerossa

0200 31100
(pvm/mpm) ma-to 8-18, pe 8-17

Soita

Yritysasiakkaidemme asiakaspalvelu palvelee numerossa

0200 31190
(pvm/mpm) ma-pe 8-17

Jätä soittopyyntö

Lähetä yhteystietosi, niin soitamme sinulle.

Voit jättää yhteydenottopyynnön tällä lomakkeella. Täydennä tietosi niin olemme sinuun yhteydessä. Jos toivot yhteydenottoa ensisijaisesti puhelimitse tai sähköpostilla, kerrothan toiveesi Lisätietoa-kentässä. Jos olet jo asiakkaanamme, lähetät meille helposti ja turvallisesti viestin verkkopalvelussamme.

Kirjaudu verkkopalveluun »

*
* Pakollinen kenttä